AI Marketing System — RBL

HỆ THỐNG VẬN HÀNH · BRAND HUB · PROJECTS · DATA FLOW · SECOND BRAIN

v2 · Cập nhật 25/05/2026
01 · Tổng quan hệ thống
Brand Hub → 5 Projects → Tools → Drive (data) + Notion (báo cáo) → CEO view
BRAND HUB 6 files · CEO giữ và cập nhật CLAUDE TEAM — 5 PROJECTS CEO Chiến lược Leader Brief · KPI Content Caption · script Designer HTML MVP Performance Ads · số liệu TOOLS SẢN XUẤT Claude + Canva Slide · post · banner Claude AI Brief · copy · script Meta Ads + MCP Chạy ads · pull data Creative asset File đã approve data SECOND BRAIN — DRIVE (DATA) + NOTION (BÁO CÁO) GOOGLE DRIVE — Data Storage Raw data Lead · đơn hàng UTM · file gốc Asset media Canva link Brand Hub backup Claude đọc NOTION — Báo cáo & Log Task Activities Timeline · KPI Checkpoint gate Report & Insight Performance log Lead report CEO VIEW Review · Approve · KPI · Ra quyết định Claude G.Drive — raw data Notion — báo cáo Meta Ads Claude đọc Drive → ghi Notion
02 · Brand Hub
6 files CEO giữ · upload vào tất cả Projects · source of truth
BRAND HUB — 6 Files CEO Giữ about-company.md Sứ mệnh · tầm nhìn điểm khác biệt câu chuyện thương hiệu brand-voice.md Giọng văn · từ dùng từ tránh · ví dụ thật anti-AI writing rules strategy-2026.md Mục tiêu năm · kênh ngân sách tổng focus Q · saying no to customer-insight.md Persona chính · nấc thang câu nói nội tâm thật content angles phải hit offer-pricing.md Sản phẩm · giá · USP upsell path · guarantee objection handling competitor.md 3 tầng đối thủ khoảng trống thị trường positioning recommendation Khi Brand Hub thay đổi → sửa file Drive → upload lại vào TẤT CẢ 5 Projects Projects dùng Brand Hub như context — Claude trả lời đúng brand mà không cần nhắc lại
03 · Claude Projects — 5 roles
Mỗi project có system prompt riêng + K-files phù hợp · output đổ về Notion
Brand Hub 6 files → upload vào đúng project → Claude có context → output chuẩn brand PROJECT CEO + PROJECT LEADER Dùng để: hỏi insight từ số liệu · duyệt brief · ra quyết định ngân sách · chiến lược quý Lập campaign brief · tính KPI ngược từ doanh thu · strategy report · marketing plan Files: Brand Hub + K-L1/L2/L3 (chiến lược · ngân sách · timeline) + K-R1/R2 CEO Leader PROJECT CONTENT Caption · hook · lịch content Script video · seeding plan Brief UGC / KOC creator Content PROJECT DESIGNER Brief visual · brief video Render HTML MVP trước Canva Review design brand fit Designer · Content PROJECT PERFORMANCE Ads copy TOFU/MOFU/BOFU · media plan · phân tích CPL/ROAS · report tuần Audit ads khi ROAS thấp · next ads plan từ kết quả kỳ trước Files: K-P1/P2/P3 + K-P-BENCH + K-P-REPORT Meta Ads MCP: Claude hỏi thẳng Meta — không cần export CSV thủ công Performance Projects không liên kết chéo nhau — output đổ về Notion + Drive làm cầu nối Content kiêm Design → vào đúng project theo đúng việc đang làm
04 · Luồng Design — MVP trước, production sau
Nguyên tắc: duyệt concept bằng HTML trước — production sau. Không revise ở khâu đắt token.
BƯỚC 1 — PROJECT DESIGNER (duyệt concept) Viết brief + Render HTML MVP Viết brief Concept, message, layout ý tưởng Render HTML MVP Layout thô, copy đặt vào vị trí thật CEO/Leader duyệt Comment vào HTML approve layout + copy Concept approved? revise Nhánh A — AI layout Claude + Canva MCP Slide, one-pager, prototype Landing page draft AI tinh chỉnh layout Nhánh B — template Canva Post social, story, banner Export đúng size (1:1, 9:16) Dùng template brand có sẵn Notion — brief + link G.Drive — file media gốc
05 · Meta Ads — vòng lặp data & tối ưu
Meta Ads MCP: Claude hỏi thẳng Meta — không cần export CSV, không copy số thủ công
Project Performance Claude + Meta Ads MCP pull data Meta Ads Manager Campaign · Ad set · Creative · Audience Claude phân tích CPL cao ad set nào? Creative nào hook tốt? Audience nào ROAS thấp? Budget realloc? Viết lại creative Copy, hook, CTA mới → Project Designer Tối ưu targeting Budget, audience, bid → Apply vào Meta Report tuần KPI tổng hợp → Ghi Notion vòng lặp tối ưu tuần/tháng Không có MCP Export CSV → paste → chờ. Tốn 1–2 tiếng/tuần. Có MCP Claude hỏi → Meta trả số → phân tích → action. 15 phút.
06 · Second Brain — Drive (data) + Notion (báo cáo)
Drive lưu raw data · Claude đọc và xử lý · Notion lưu báo cáo và log để ra quyết định
GOOGLE DRIVE Data Storage — nguồn gốc thật Lead Workshop (LDB - RBL) Đơn hàng · UTM tracking Asset media · Brand Hub backup File gốc · Canva link Claude đọc NOTION Báo cáo & Log — ra quyết định Task Activities DB Timeline · phase · KPI · checkpoint Performance Log ROAS · CPL · TKQC 51 Lead Report (từ Drive) Lead theo kênh · CVR · tỉ lệ chốt Strategy & Campaign Report Plan vs thực tế · bài học · next action Quy tắc vận hành Drive = source of truth, không sửa · Notion = báo cáo tổng hợp, không lưu data thô Claude đọc Drive → tính toán → ghi Notion · Trigger: bảo Claude là xong Cadence cố định Thứ 2 Check Notion · lead report tuần Review KPI checkpoint Thứ 6 Duyệt brief · performance report Go/no-go phase tiếp theo Bất cứ lúc Hỏi Claude CEO · audit ads Content audit · next plan CEO không dùng Claude như nhân viên — Claude là advisor. CEO đặt câu hỏi chiến lược, đọc Notion là thấy toàn cảnh.
07 · CEO quản trị — không cần họp, không cần hỏi team
Notion là dashboard · Drive là kho · Claude là advisor
CEO / Founder — Linh Không cần project riêng để quản trị Mode 1 — đọc Mode 2 — hỏi Notion + G.Drive Đọc, kiểm tra không cần hỏi Project CEO Claude là advisor chiến lược Review Task DB & KPI Task timeline · checkpoint gate Không cần họp Theo dõi performance Performance Log · Lead report Tỉ lệ chốt đơn theo kênh Duyệt output team Content, brief, ads đã ra Brand aligned không? Ra quyết định chiến lược Scale / dừng · budget · phase Có evidence từ data thật Hỏi & phân tích số Paste CPL/ROAS → insight So sánh, audit, dự đoán Review nhanh bằng Claude Paste brief/content vào Claude góp ý brand voice Cadence Thứ 2 Check Notion + Lead report Thứ 6 Duyệt brief + Report số Bất cứ lúc Hỏi Claude CEO Audit ads / content CEO không dùng Claude như nhân viên — Claude là advisor. CEO đặt câu hỏi chiến lược, không làm thay.
08 · Data Flow — Drive → Claude → Notion ✦ Mới
Drive là nguồn gốc thật · Claude là bộ xử lý · Notion là nơi ra quyết định · Trigger: bảo Claude 1 câu
Google Drive Raw data — không sửa Lead Workshop (LDB) Đơn hàng · giá trị UTM source · medium File gốc · asset Brand Hub backup Canva link · media đọc Claude Đọc · tính · viết · ghi Tổng lead theo kênh/UTM CPL · CVR · tỉ lệ chốt So sánh KPI actual vs target Nhận định + next action Content audit · angle work Trigger: bảo Claude 1 câu ghi Notion Báo cáo — ra quyết định Lead report tuần Performance log KPI vs target Task timeline · checkpoint Strategy report Next action log
09 · Tác vụ × Project — 28 việc hệ thống làm được ✦ Mới
Xanh = đang dùng · Vàng = có sẵn, chưa dùng thường xuyên
Project CEO + Leader
Linh — Chiến lược · Brief · KPI
Hỏi insight chiến lược từ số liệu
Paste CPL/ROAS → Claude phân tích nguyên nhân, đề xuất action
Live
Tính KPI ngược từ doanh thu · 3 scenario
Nhập doanh thu + AOV + ngân sách → số lead, CPL target
Live
Lập campaign brief đầy đủ cho team
Mục tiêu + audience + message + kênh + phân công → file .md
Live
Marketing strategy + plan theo quý
Kênh + ngân sách + roadmap 90 ngày + KPI mỗi tháng
Live
Strategy report cuối tháng → ghi Notion
Plan vs thực tế + bài học + điều chỉnh kỳ tới
Live
Duyệt brief / content của team theo brand voice
Paste output → Claude review theo RBL brand voice
Live
Timeline campaign + phân công task từng ngày
Backward từ ngày launch → ai làm gì, ngày nào, milestone nào
Chưa dùng
Brief campaign mới từ kết quả kỳ trước
Claude đọc Drive + Notion cũ → brief mới evidence-based
Chưa dùng
Project Content
Linh Tran / Ngọc Hạnh — Sản xuất · Lên lịch · Seeding
Viết caption, hook, copy · 2 variants
Đúng tone RBL · gài insight tệp · Fanpage + TikTok
Live
Script video Hook → Body → CTA
TikTok / Reels / Shorts · kèm visual note và hướng dẫn quay
Live
Lịch content cả tháng → ghi Notion Calendar
Ngày / format / kênh / topic từng bài
Live
Seeding plan + nội dung tự nhiên vào group
Danh sách group + angle + nội dung không mùi ads
Live
Brief UGC / KOC creator
Concept + format + do's & don'ts → creator nhận là quay được ngay
Live
Content audit tháng — tìm angle work / fail
Claude đọc Calendar + data → phân loại, đề xuất hướng tháng tới
Chưa dùng
Content plan tháng tới từ data cũ
Quét kết quả cũ → nhân bản winner, loại bỏ fail angle
Chưa dùng
Project Designer
Designer — Creative · Visual · HTML MVP
Render HTML MVP để duyệt concept trước Canva
Layout thô → CEO/Leader duyệt → mới vào Canva production
Live
Brief visual cho designer / photographer
Concept + composition + màu sắc + mood
Live
Brief video cho editor / videographer
Storyboard + beats + nhạc + edit style + deliverables
Live
Review design theo tiêu chí brand + conversion
Paste screenshot → Claude feedback cụ thể
Live
Project Performance
Media buyer — Ads · Đo lường · Tối ưu
Ads copy TOFU / MOFU / BOFU · 2 variants mỗi tầng
Đúng angle tệp · primary text + headline · Meta + TikTok
Live
Media plan + phân bổ ngân sách theo phase
% budget theo Teasing → Bung nhẹ → Bung mạnh → Close
Live
Báo cáo performance tuần / tháng
Paste số → vs target + 3 điều tốt + 3 cần cải + next actions
Live
Truy vấn Meta Ads qua MCP
Hỏi Claude: "CPL campaign X tuần này" → kéo thẳng từ Ads Manager
Live
Audit ads khi ROAS thấp / CPL cao
Paste cấu trúc campaign + số → chẩn đoán bottleneck + action plan
Chưa dùng
Media plan mới từ performance kỳ trước
Claude đọc Performance Log → nhân bản winner, dừng loser, test mới
Chưa dùng
Lead report Drive → Notion hàng tuần
Claude đọc LDB → CPL theo kênh, tỉ lệ chốt → ghi Notion
Chưa dùng
10 · Thay đổi v2 — So với hệ thống gốc ✦ Mới
Những gì đã cập nhật sau quá trình vận hành thực tế
Thay đổi cốt lõi
Sửa vai trò
Google Drive = Backup
Dữ liệu lưu để phòng thân
Google Drive = Data Storage chính
Raw lead, đơn hàng, UTM — Claude đọc và xử lý
Sửa vai trò
Notion = Primary Brain
Kho vận hành trung tâm, lưu mọi thứ
Notion = Báo cáo & Log
Chỉ lưu output đã tổng hợp — đủ để ra quyết định
Thêm mới
(Không có trong v1)
Task Activities Database — 18 cột
Task · Phase · Ưu tiên · Tiến độ · Deadline · Số ngày còn lại · KPI target/actual · Budget · Blocked by · 4 views
Thêm mới
(Không có trong v1)
Data Flow — Drive → Claude → Notion
Kiến trúc 3 tầng: raw data / xử lý / báo cáo · trigger là 1 câu bảo Claude
Thêm mới
(Không có trong v1)
Checkpoint gate theo phase
Điều kiện pass/fail trước khi scale ngân sách — không bung mạnh khi phase trước chưa proven
Thêm mới
(Không có trong v1)
28 tác vụ × 5 Projects — map rõ ràng
Ai làm gì trong project nào · 20 live · 8 chưa dùng thường xuyên
Bỏ khỏi hệ thống
Bỏ
Tab 08 — Template Library
4 ngành (F&B, Giáo dục, Beauty, BĐS) · workflow for client
Không còn phù hợp
RBL không scale agency, không nhận client mới giai đoạn này · focus AI Marketing course + dịch vụ
Bỏ
Email sequence / Zalo nurture sequence
Tác vụ trong danh sách hệ thống
Không đưa vào hệ thống này
Vận hành riêng, không cần track trong Task Activities
Tác vụ chưa dùng — ưu tiên kích hoạt
High
Lead report Drive → Notion hàng tuần
Data đang nằm trong LDB nhưng chưa tổng hợp · bảo Claude là xong
Mỗi Thứ Hai
High
Timeline campaign + phân công task
Có brief nhưng chưa ra lịch phân công cụ thể
Đầu mỗi campaign
Med
Content audit cuối tháng
Cứ sản xuất tiếp mà chưa biết angle nào thực sự work
Cuối tháng
Med
Next ads plan / next campaign brief từ data cũ
Đang lặp lại từ đầu thay vì học từ kỳ trước
Đầu campaign